De fleste virksomheder har en plan for, hvad der sker, hvis produktionschefen bliver syg. Færre har tænkt igennem, hvad der sker, hvis økonomichefen siger op i oktober. Rekrutteringen tager tre til seks måneder, opsigelsesvarslet dækker måske de første tre, og imens skal der lukkes en måned, laves et budget og forberedes en årsafslutning. Det er i det hul, mange ender med at hente en erfaren økonomichef på tid ind, fordi alternativet er at lade opgaverne vente på en kandidat, der endnu ikke er fundet.
De tre uger, der afgør resten
Det kritiske tidsrum er ikke de seks måneder, rekrutteringen tager. Det er de tre uger omkring selve afskeden. Det er dér, viden enten bliver skrevet ned eller forsvinder ud ad døren: hvorfor den ene kunde altid faktureres manuelt, hvad der ligger bag hensættelsen fra sidste år, hvilke afstemninger der reelt er kontroller, og hvilke der bare er vane.
En afgående økonomichef er sjældent uvillig til at overlevere. Problemet er, at ingen spørger systematisk, mens der stadig er tid. Overleveringen bliver til en samtale på en time og en mappe med filer, som ingen kan læse tre måneder senere.
Det, der faktisk skal overleveres
- Månedsafslutningen trin for trin — ikke som procesbeskrivelse, men som den faktisk udføres, med de undtagelser der ikke står nogen steder.
- Bankforhold og covenants. Hvilke nøgletal skal overholdes, hvornår måles de, og hvor tæt ligger vi på grænsen lige nu?
- Igangværende sager. Skattesager, forsikringssager, tvister med leverandører — alt hvad der har en frist, nogen skal overholde.
- Kautioner og sikkerhedsstillelser. Hvem har underskrevet hvad, og hvad skal der til for at få dem frigivet?
- Adgange og fuldmagter. Hvem kan godkende betalinger, hvem har adgang til TastSelv Erhverv, og hvad sker der, når den afgåendes MitID lukkes?
Det sidste punkt er det, der oftest vælter en overlevering. En virksomhed opdager først, at kun én person havde adgang til lønindberetningen, den dag lønnen skal køres.
Rekrutter langsomt, dæk hullet hurtigt
Den dyre fejl er at haste rekrutteringen, fordi hullet gør ondt. En økonomichef ansat på tre uger under tidspres bliver sjældent den rigtige, og så er man tilbage samme sted et år senere — bare med et år mere af den viden, der ikke blev skrevet ned.
Den anden vej rundt virker bedre: dæk driften midlertidigt, og brug den ro til at rekruttere ordentligt. Det giver samtidig noget, der er svært at få på anden vis — et par måneder, hvor en erfaren udefrakommende ser funktionen med friske øjne og kan sige, hvad den nye faktisk skal kunne. Ganske ofte er svaret ikke det samme som stillingsopslaget fra sidst.
Hvad det koster at lade være
Et forsinket månedsluk er i sig selv til at leve med. Det er følgevirkningerne, der er dyre: en bank, der får tal for sent og strammer vilkårene, en årsafslutning der skrider, og en ledelse der i tre måneder træffer beslutninger på tal, ingen har kvalitetssikret. Sat op imod det er et midlertidigt mandat sjældent den store post på budgettet.
