Standleje, opbygning, materialer, transport og tre medarbejdere væk fra kontoret i to dage. En messedeltagelse løber hurtigt op, og alligevel er det et af de steder, hvor færrest virksomheder kan svare på, hvad de egentlig fik ud af det. Her er de ting, der afgør, om regningen kommer hjem igen.
Sæt et mål, I faktisk kan måle
„Synlighed“ er ikke et mål. Det er en undskyldning for ikke at have sat et. Beslut jer i stedet for et tal: halvtreds kvalificerede samtaler, tyve booket møder, ti demoer. Så ved bemandingen, hvad opgaven er, og I kan gøre regnestykket op bagefter.
Målet styrer også alt det andet. Skal I have tyve møder i kalenderen, er det vigtigere at have en let tilgængelig stand med plads til at sidde ned end en imponerende bagvæg.
Bemandingen betyder mere end standen
De fleste besøgende husker ikke jeres bagvæg. De husker, om nogen kiggede op og sagde hej, eller om der stod to medarbejdere og kiggede i deres telefon.
Sæt de udadvendte på standen, og lav vagtplan med pauser. Fire timer i træk på et messegulv slider mere, end folk regner med, og den sidste time er værdiløs, hvis ingen har fået frokost. Og aftal på forhånd, hvem der tager de tekniske spørgsmål, og hvem der tager de kommercielle.
Gør det let at huske jer
Der er en grund til, at messer og kongresser altid har kørt på samme lille, kedelige detalje: alle går rundt med navn og virksomhed på brystet. Det er den eneste ting, der gør det socialt muligt at gå hen til et fremmed menneske og begynde at tale om leverandøraftaler.
Sørg for, at jeres egne folk er tydeligt mærket op — også dem, der bare går rundt på gulvet uden at stå på standen. Navneskilte, kongresmærker og nøglesnore med logo fås hos www.kongresartikler.dk, og det er en af de få udgifter på et messebudget, der er lille nok til ikke at skulle diskuteres.
Det samme gælder, hvis I selv holder kundearrangementer, seminarer eller interne konferencer. Deltagere, der kan se hinandens navne, taler med hinanden. Deltagere, der ikke kan, taler med dem, de kom sammen med.
Saml op på en måde, I kan bruge bagefter
Visitkortskålen er en gravplads. De kort bliver aldrig sorteret, og efter en uge kan ingen huske, hvem der var interessant.
Skriv i stedet ned med det samme — i et regneark, en app eller på bagsiden af kortet: hvem, hvad de spurgte om, og hvor varme de var. Tredive sekunder per samtale. Det er forskellen på en liste med navne og en liste med leads.
Følg op inden for en uge
Her taber de fleste hele investeringen. Efter to uger er messen glemt hos den besøgende, og jeres mail lander som kold kanvas i stedet for som en fortsættelse af en samtale.
Læg tiden i kalenderen, før I tager afsted. Dagen efter hjemkomst, to timer, alle mand. Så bliver det gjort.
Regn på det, mens I husker det
Sæt jer ned en uge efter og skriv de faktiske tal ned: hvad kostede det, hvor mange samtaler blev det til, hvor mange møder, og hvad blev der solgt de næste tre måneder.
Det er den eneste måde at afgøre, om I skal med igen næste år — eller om pengene gør mere gavn et andet sted.
